Organizacja imprezy firmowej w Gruzji

Wydarzenia biznesowe są potrzebne firmom do wzrostu:

• sprzedaży produktów i usług
• rozpoznawalności marki
• lojalności klientów wobec marki
• zainteresowania mediów i społeczeństwa
• zainteresowania sponsorów, inwestorów, partnerów

Różne rodzaje działalności potrzebują określonych rodzajów wydarzeń, które pomagają osiągnąć ważne cele. Na przykład w przypadku sprzedaży detalicznej są to degustacje
i akcje promocyjne, dla sfery IT będą to konferencje, a dla budownictwa –  wystawy.

Nasza agencja organizuje niemal wszystkie rodzaje wydarzeń biznesowych:

• konferencje, seminaria, wystawy
• spotkania biznesowe i prezentacje
• wydarzenia dla klientów
• wydarzenia dla partnerów i dealerów
• wydarzenia charytatywne
• ceremonie otwarcia i rozdania nagród
• prezentacje i degustacje
• konferencje online

i wiele innych

Zorganizujemy na Twoją konferencję:

• wynajem sali konferencyjnej
• wyposażenie techniczne
• recepcję i hostessy
• strefę promocyjną i materiały POS
• przerwy kawowe i atrakcje

Możemy również pomóc w zaprezentowaniu Twojej firmy na konferencjach specjalistycznych.

Wydarzenia online są istotne dla utrzymania ducha korporacyjnego oraz wspólnej kreatywności pracowników i kierownictwa firmy. Pracownicy mogą uczestniczyć zdalnie, zarówno z domu, jak i z biura. To bezpieczne i bardzo wygodne!

Forma online może być częścią klasycznej imprezy firmowej lub niezależnym wydarzeniem.

W istocie jest to forma team buildingu, która zawiera elementy wzmacniania zespołu na imprezie firmowej: wspólna praca twórcza, gry intelektualne, komunikacja nieformalna.

Pracownicy będą mogli lepiej się poznać, zrelaksować się i dobrze się bawić wykonując wspólne zadania.

Wydarzenie online przypomni Twoim pracownikom o przynależności do jednego organizmu, który teraz bardziej niż kiedykolwiek potrzebuje wsparcia każdego z organów.

Standardowy czas wydarzenia online to półtorej do dwóch godzin, w zależności od formy
i liczby zadań.

Proces nagrywania odbywa się ze specjalnego studia. W studiu podczas wydarzenia pracują: prowadzący, specjalista techniczny, manager projektu.
Specjalista techniczny monitoruje pracę sprzętu i działania transmisji, natychmiast odpowiada na pytania gości online.
Studio może zostać udekorowane zgodnie z tematyką imprezy oraz logo i hasłem firmy.

Koszt wydarzenia online zależy od wielu czynników:

• liczba uczestników
• wykorzystanie pudełek prezentowych
• złożoność rozwiązania technicznego
• wybór prowadzącego

Koszty są zawsze indywidualne dla każdego wydarzenia. Złóż zapytanie o wycenę. W ciągu 2 godzin omówimy Twoje życzenia i przygotujemy bezpłatną kalkulację uwzględniającą Twoje wybory.

Tak. Odpowiednio zaplanowana impreza firmowa potrafi realnie poprawić atmosferę i relacje w zespole. Wydarzenie pozwala ludziom poznać się w naturalnych sytuacjach, poza biurem i schematem codziennych obowiązków.

Uczestnicy wracają do pracy z większym zaufaniem i poczuciem przynależności, a konflikty i napięcia często udaje się rozładować bez formalnych rozmów.
Dodatkowo integracja wzmacnia komunikację między działami, ułatwia wdrożenie nowych osób i poprawia ogólny komfort pracy, co potwierdzają nie tylko badania HR, ale i doświadczenie naszych klientów.

Proces jest prosty i uporządkowany. Każdy etap ma jasny cel i określony zakres, dzięki czemu od początku wiesz, jak będzie wyglądała współpraca.

• Brief klienta

Krótka rozmowa lub formularz z potrzebami, celami i budżetem. Poznajemy charakter firmy i oczekiwania wobec wydarzenia.

• Przygotowanie wstępnej propozycji

Opracowujemy jedną lub kilka koncepcji, dobieramy lokalizacje, atrakcje i tworzymy wstępny kosztorys.

• Prezentacja projektu i informacja zwrotna

Omawiamy pomysły, dopasowujemy je do zespołu, budżetu i skali wydarzenia.

• Zatwierdzenie projektu i podpisanie umowy

Po akceptacji zakresu przechodzimy do realizacji formalnej części projektu.

• Mapa drogowa wydarzenia

Tworzymy szczegółowy plan pracy z zadaniami, odpowiedzialnościami, terminami i harmonogramem.

• Wpłata zaliczki

Zaliczka ustalana jest indywidualnie w zależności od projektu.

• Zatwierdzanie i rezerwacja wszystkich składników

Potwierdzamy artystów, technikę, dekoracje, catering, atrakcje i logistykę. Rezerwujemy wszystkie kluczowe elementy.

• Realizacja projektu

Koordynujemy technikę, catering, scenografię, atrakcje i obsługę gości. Opiekun projektu jest obecny na miejscu przez cały event.

• Przekazanie materiałów foto i wideo oraz podsumowanie

Po wydarzeniu otrzymujesz pełny materiał, a także krótkie podsumowanie współpracy.

Po stronie klienta pozostaje jedynie akceptacja kolejnych etapów. Wszystkie operacje organizacyjne prowadzi nasz zespół.

Ofertę przygotowujemy zazwyczaj w ciągu 5–7 dni roboczych.
Czas realizacji zależy od skali projektu:
• małe i średnie wydarzenia: około 2 do 5 tygodni
• duże gale i produkcje sceniczne: około 1 do 3 miesięcy
• wyjazdy integracyjne i incentive za granicą: zwykle 2 do 4 miesięcy

W pilnych sytuacjach realizujemy projekty szybciej, jednak zawsze dbamy o jakość i bezpieczeństwo wydarzenia.
Oferta powstaje zazwyczaj w ciągu 1-2 dni roboczych.

Terminy realizacji zależą od skali projektu:

• małe i średnie wydarzenia: od 2 tygodni do 4-5 tygodni,
• duże gale, produkcje sceniczne i eventy tematyczne: od 1 do 3 miesięcy,
• wyjazdy integracyjne i zagraniczne incentive: zwykle od 2 do 4 miesięcy.

W wyjątkowych sytuacjach realizujemy szybkie projekty, ale nigdy nie obiecujemy niemożliwego.
Jakość i bezpieczeństwo wydarzenia są priorytetem.

Profesjonalna agencja odciąża firmę z większości operacyjnych ryzyk. Dzięki temu wydarzenie jest spokojniejsze, przewidywalne i bezpieczne zarówno dla uczestników, jak i dla organizatora.

Najważniejsze ryzyka, które bierzemy na siebie:
• opóźnienia i ewentualne problemy techniczne
• brak zgrania podwykonawców i niejasne odpowiedzialności
• logistyka gości, transport, przepływ uczestników
• nieprzewidziane sytuacje podczas atrakcji lub programu

Co zyskuje klient:
• jeden punkt kontaktu przez cały proces
• pewność, że każdy element wydarzenia ma przypisaną odpowiedzialną osobę
• bezpieczeństwo produkcyjne i sprawny przebieg eventu
• brak stresu związanego z koordynacją wielu firm i wykonawców
• więcej czasu na cele biznesowe i relacje z zespołem zamiast na operacyjne zadania

Na każdym wydarzeniu pracuje koordynator i zgrany zespół techniczny, dlatego reagujemy natychmiast i wprowadzamy zmiany tak, aby całość przebiegała spokojnie oraz bez stresu dla klienta. Mamy przygotowane rozwiązania awaryjne i elastyczny scenariusz, dzięki czemu uczestnicy nawet nie zauważają, że coś zostało zmodyfikowane.

W praktyce wygląda to tak:
• jeśli dostawca utknie w korku, wprowadzamy zmianę kolejności punktów programu i przenosimy część elementów logistycznych na inny timing.
• jeśli w plenerze nagle zmieni się pogoda, przenosimy aktywności do alternatywnej strefy lub zabezpieczonego namiotu, który wcześniej przygotowujemy jako opcję
• jeśli sprzęt wymaga szybkiej wymiany, technicy robią to w tle, a prowadzący płynnie podtrzymuje tempo wydarzenia.
• jeśli w zespole pojawia się nieplanowana potrzeba, na przykład dodatkowy mikrofon lub zmiana ustawienia sali, reagujemy od razu.

Dzięki temu program pozostaje płynny, a klient nie musi podejmować żadnych szybkich decyzji. Wszystko dzieje się za kulisami, w sposób spokojny i profesjonalny.

Tak.
Na co dzień realizujemy eventy dla firm, w których język angielski jest standardem, szczególnie w branżach IT, fintech i software. Prowadzący, materiały oraz komunikacja są przygotowywane tak, aby uczestnicy z różnych krajów czuli się swobodnie.

W ramach obsługi zapewniamy
• prowadzenie wydarzenia po angielsku,
• materiały informacyjne i komunikację dla uczestników,
• scenariusz dopasowany do międzynarodowych zespołów,
• prezentacje i treści sceniczne przygotowane w języku angielskim.

W naszym portfolio jest wiele wydarzeń w całości prowadzonych po angielsku.

Tak. Wszystkie te elementy są częścią naszej pracy przy organizacji wydarzenia.
Przygotowujemy kilka dopasowanych propozycji, ale robimy to już w ramach współpracy nad eventem, aby rozwiązania były spójne z koncepcją i budżetem.

Otrzymujesz od nas
• listę lokalizacji odpowiednich dla Twojego zespołu,
• różne opcje cateringu,
• atrakcje i strefy aktywności,
• propozycje techniki,
• pomysły na dekoracje, fotosfery i branding.

Wybierasz preferowane opcje, a my zajmujemy się resztą.
Dzięki temu wszystkie elementy są dopracowane i pewne, a wydarzenie przebiega bez niespodzianek.

Organizacja wydarzenia wewnątrz firmy brzmi prosto, ale w praktyce zajmuje wiele tygodni i wymaga koordynacji wielu podmiotów: lokalu, cateringu, techniki, DJa, atrakcji, artystów, transportu i obsługi. Każde opóźnienie, zmiana lub błąd spada wtedy na jedną osobę z firmy, która i tak ma swoje codzienne obowiązki.
Agencja przejmuje cały ciężar operacyjny.

Dbamy o planowanie, negocjacje cen, rezerwacje, scenariusz, logistykę i koordynację w dniu wydarzenia. Każdy element ma przypisaną odpowiedzialną osobę, a klient nie musi nadzorować dziesięciu wykonawców jednocześnie.

Efekt:
• realna oszczędność czasu
• mniej stresu i ryzyka
• lepsza jakość wydarzenia
• przewidywany przebieg i pełne wsparcie techniczne

Firmy wybierają agencję nie dlatego, że „nie potrafią”, ale dlatego, że chcą mieć pewność, że event będzie dopracowany, bezpieczny i zorganizowany profesjonalnie od początku do końca.

Przy mniejszych budżetach skupiamy się na elementach, które dają największy efekt przy rozsądnych kosztach:
• gry integracyjne i lekkie aktywności zamiast rozbudowanej sceny
• bufet lub finger food zamiast pełnej kolacji serwowanej
• DJ zamiast dużego programu artystycznego
• dekoracje punktowe zamiast pełnej scenografii
Zawsze przedstawiamy kilka wariantów do wyboru, od prostszych po bardziej rozbudowane. Dzięki temu można dopasować formę wydarzenia do możliwości firmy, zachowując sens i wartość integracji.

Tak, ale w ramach realnych możliwości.
Przy mniejszych budżetach skupiamy się na tym, co przynosi największy efekt przy najniższych kosztach:

• gry integracyjne i zabawy zespołowe zamiast dużej sceny,
• bufet lub finger food zamiast rozbudowanej kolacji,
• DJ zamiast pełnego programu artystycznego,
• dekoracje punktowe zamiast pełnej scenografii.

Zawsze przedstawiamy kilka wariantów — od ekonomicznego po rozbudowany.
Dzięki temu można dobrać formę wydarzenia do możliwości finansowych firmy, nie tracąc sensu integracji.

Koszt zależy przede wszystkim od liczby uczestników, terminu wydarzenia, lokalizacji oraz programu i atrakcji, które mają znaleźć się w scenariuszu. Ważny jest także wybór cateringu i zakres oprawy technicznej.

W praktyce:
• Bankiet świąteczny dla około 50 osób zwykle zaczyna się od 1000 do 1200 PLN brutto za osobę.
• Jeśli wydarzenie odbywa się w ekskluzywnej lokalizacji i zakłada catering na poziomie około 450 PLN brutto za osobę, cała oprawa artystyczna i techniczna powinna być spójna z takim standardem.
• Mniejsze spotkania firmowe w biurze lub plenerze mogą być tańsze, ale nadal wymagają dobrego planu, odpowiedniego sprzętu i prowadzącego.

Zawsze dopasowujemy zakres wydarzenia do budżetu, dbając o wysoki komfort i dobre doświadczenie uczestników.

Tak, oferujemy wynajem sprzętu niezależnie od realizacji całego eventu. To dobre rozwiązanie, jeśli planujesz mniejsze spotkanie w biurze, integrację w plenerze lub potrzebujesz kilku atrakcji do gotowego programu.

W ofercie mamy
• gry integracyjne i zręcznościowe,
• profesjonalne nagłośnienie,
• oświetlenie eventowe,
• dostawę, montaż i demontaż w Krakowie, Warszawie i Wrocławiu.

Do innych miast dojeżdżamy indywidualnie po wcześniejszym ustaleniu.
Pełny katalog sprzętu i gier znajdziesz tutaj:
https://kitchen-event.pl/rental