Organizacja przestrzeni, mechaniki pre-engagementu i koordynacja hackathonu dla 120 uczestników.
Pod koniec maja poznańskie biuro firmy SOFTSWISS stało się areną wielkiego wewnętrznego hackathonu. Przez trzy dni 120 pracowników pracowało nad projektami AI. Przygotowania odbywały się pod presją czasu, przy stale zmieniających się założeniach i nagłym wzroście liczby uczestników. Głównym zadaniem było zapewnienie bezszwowej organizacji procesu – od globalnego budowania zaangażowania pracowników w czterech krajach, po transformację przestrzeni biurowej i nadzór nad podwykonawcami na miejscu.
Przebieg wydarzenia
Interaktywna ściana LEGO i pre-engagement
Na tydzień przed startem w poznańskim biurze pojawiła się ściana LEGO. Pracownicy układali własne kompozycje, a do rozpoczęcia hackathonu instalacja zamieniła się w imponującą ściankę zdjęciową. Równolegle strefy pre-engagementu z zestawami LEGO i plakatami informacyjnymi zostały otwarte w Warszawie, Tbilisi i na Malcie. Dzięki temu współpracownicy z różnych krajów mogli poczuć się częścią wspólnego projektu jeszcze przed jego oficjalnym startem.
Dynamika hackathonu i infrastruktura
Program wymagał ciągłej adaptacji przestrzeni biurowej. Strefy były na bieżąco przekształcane na potrzeby otwarcia, sesji pitchingowych, pracy zespołowej, obrony rozwiązań i finałowej ceremonii wręczenia nagród. Dla każdej drużyny przygotowano specjalne zestawy robocze z papierem flipchartowym, markerami i naklejkami, co zapewniło komfortową przestrzeń do burzy mózgów i pracy nad projektami.
Działania agencji
Catering i logistyka
W pełni obliczyliśmy zapotrzebowanie na wyżywienie i zakupy. Zespół zorganizował śniadania, obiady, kolacje, afterparty, a także nieprzerwane dostawy przekąsek, owoców, napojów i energetyków. Gdy liczba uczestników hackathonu wzrosła, błyskawicznie przeliczyliśmy wszystkie pozycje i zsynchronizowaliśmy dostawy bez najmniejszego uszczerbku dla harmonogramu.
Koordynacja przestrzeni i produkcja
Przez całe trzy dni nasza agencja sprawowała pełną kontrolę nad miejscem wydarzenia. Koordynowaliśmy pracę podwykonawców, zarządzaliśmy układem mebli pod różne etapy programu i wspieraliśmy pracę ekipy zdjęciowej – fotografa oraz reels-makera.
Poligrafia i nagrody
Zespół Kitchen Event wziął na siebie przygotowanie materiałów nagrodowych. Zaprojektowaliśmy certyfikaty uczestnictwa dla wszystkich drużyn, a także wyprodukowaliśmy wielkoformatowe bony podarunkowe dla zwycięzców hackathonu, które stały się głównym elementem finałowej ceremonii.
Szczegóły projektu
📅 Data: 29–31.05.2026 📍 Lokalizacja: Poznań, Polska (Biuro klienta) 👥 Goście: 120 pracowników 🎭 Format: Trzydniowy hackathon wewnętrzny
