Организация пространства, механики предвовлечения и координация хакатона для 120 участников.
В конце мая офис компании SOFTSWISS в Познани стал площадкой для масштабного внутреннего хакатона. В течение трех дней 120 сотрудников работали над AI проектами. Подготовка проходила в жестких временных рамках с постоянно меняющимися вводными и внезапным увеличением числа участников. Главной задачей было обеспечить бесшовную организацию процесса – от глобального предвовлечения сотрудников в четырех странах до трансформации офисного пространства и контроля подрядчиков на площадке.
Ход мероприятия
Интерактивная LEGO-стена и предвовлечение
За неделю до старта в офисе Познани появилась LEGO-стена. Сотрудники собирали собственные композиции, и к началу хакатона инсталляция превратилась в яркую фотозону. Параллельно зоны предвовлечения с наборами LEGO и информационными плакатами открылись в Варшаве, Тбилиси и на Мальте. Это помогло коллегам из разных стран почувствовать себя частью единого проекта еще до его официального старта.
Динамика хакатона и инфраструктура
Программа требовала постоянной адаптации офисного пространства. Зоны оперативно трансформировались под открытие, питчинги, командную работу, защиту решений и финальную церемонию награждения. Для каждой команды были подготовлены специальные рабочие наборы с ватманами, маркерами и наклейками, обеспечивающие комфортный брейншторм и работу над проектами.
Действия агентства
Кейтеринг и логистика
Мы полностью рассчитали объемы питания и закупок. Команда организовала завтраки, обеды, ужины, afterparty, а также бесперебойную доставку снеков, фруктов, напитков и энергетиков. Когда количество участников хакатона увеличилось, мы оперативно пересчитали все позиции и синхронизировали поставки без малейшего ущерба для тайминга.
Координация площадки и продакшн
На протяжении всех трех дней наше агентство полностью контролировало площадку. Мы координировали работу субподрядчиков, управляли расстановкой мебели под разные этапы программы и сопровождали работу съемочной команды – фотографа и reels-мейкера.
Полиграфия и награждение
Команда Kitchen Event взяла на себя подготовку наградной продукции. Мы разработали сертификаты участия для всех команд, а также изготовили масштабные подарочные сертификаты для победителей хакатона, которые стали главным элементом финальной церемонии.
Детали проекта
📅 Дата: 29–31.05.2026 📍 Локация: Познань, Польша (Офис клиента) 👥 Гостей: 120 сотрудников 🎭 Формат: Трехдневный внутренний хакатон
